CONTROL DEL GASTO DE OBRA
Muchas veces se desea controlar económicamente una obra, de forma práctica y sencilla, y se piensa que para tal fin lo más lógico es emplear una hoja de cálculo.Luego se procede a conformar una hoja de cálculo que permita colocar, por un lado, todos los gastos de la obra ordenados por fechas, con sus respectivas descripciones, el número de comprobante de las facturas, boletas o recibos, y como cabecera de columna los títulos de los diferentes recursos: fierro, arena, cemento, madera, consumibles, planillas, mantenimiento de equipos, combustibles, transportes, gastos de oficina, sub-contratos, gastos varios, gastos generales y otros.
Inicialmente este proceso funciona, se comienza a tener un mejor control real de lo gastado, pero con el transcurso del tiempo se requerirá controlar más recursos para lo cual se tendrán que agregar más columnas o centros de costos a la hoja de cálculo. Por otro lado también aumenta la cantidad de facturas, boletas, recibos, y la hoja empieza a tener mayores proporciones siendo cada vez más compleja la tarea de totalizar los recursos, es difícil obtener el total gastado por facturas, boletas y recibos para un determinado mes.
Cada vez es más engorroso el control, se empiezan a acumular las facturas, boletas y recibos, y no se puede tener el saldo actual en caja. Cada vez se dispone de menos tiempo para cuadrar y sumar los resultados de la hoja de cálculo. Luego vienen las valorizaciones, se aproxima el término de obra y paulatinamente perdemos el control económico de la misma. Pero siempre se hará la firme promesa de llevar un buen control desde el inicio en la siguiente obra, y nuevamente en esta obra sucede la misma catástrofe que en la anterior. Y nunca se llega a controlar el costo de la obra en forma correcta.
Aparte de esta complejidad se tiene también el inconveniente de no poder controlar las cantidades de los recursos, y si se logra haría falta tener doble columna para controlar en una lo gastado y en la otra lo consumido.
Frente a estos problemas, ConstrucSoft plantea una metodología para el control económico de la obra que difiere completamente de los sistemas tradicionales. Esta metodología no funciona de acuerdo a las entradas y salidas de los materiales del almacén de obra, ni tampoco lleva el control de cheques, bancos, cuentas por pagar y etc. Simplemente lleva el control de lo gastado día a día en la obra, de forma tal, que en todo momento se pueda conocer el flujo de caja y el saldo disponible a la fecha.
CONTROL POR CENTROS DE COSTOS
Para este fin, se controlará la obra en función a centros de costos, los que deberán ser conformados de acuerdo a las particularidades de la obra, en unas se deseará controlar un tipo de material, en otras se tendrán más sub-contratos, habrán aquellas en las que la obra la ejecutarán empresas asociadas, como también obras de pequeña o gran envergadura. Esto permitirá comparar constantemente el presupuesto inicial, como la cantidad de recursos previstos, frente a lo gastado y consumido efectivamente en obra.
