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Porqué ConstrucSoft Rendiciones

Muchas veces se desea controlar económicamente una obra, de forma práctica y sencilla, y se piensa que para tal fin lo más lógico es emplear una hoja de cálculo.

Luego se procede a conformar una hoja de cálculo que permita colocar, por un lado, todos los gastos de la obra ordenados por fechas, con sus respectivas descripciones, el número de comprobante de las facturas, boletas o recibos, y como cabecera de columna los títulos de los diferentes recursos: fierro, arena, cemento, madera, consumibles, planillas, mantenimiento de equipos, combustibles, transportes, gastos de oficina, sub-contratos, gastos varios, gastos generales y otros.

Inicialmente este proceso funciona, se comienza a tener un mejor control real de lo gastado, pero con el transcurso del tiempo se requerirá controlar más recursos para lo cual se tendrán que agregar más columnas o centros de costos a la hoja de cálculo. Por otro lado también aumenta la cantidad de facturas, boletas, recibos, y la hoja empieza a tener mayores proporciones siendo cada vez más compleja la tarea de totalizar los recursos, es difícil obtener el total gastado por facturas, boletas y recibos para un determinado mes.

Cada vez es más engorroso el control, se empiezan a acumular las facturas, boletas y recibos, y no se puede tener el saldo actual en caja. Cada vez se dispone de menos tiempo para cuadrar y sumar los resultados de la hoja de cálculo. Luego vienen las valorizaciones, se aproxima el término de obra y paulatinamente perdemos el control económico de la misma. Pero siempre se hará la firme promesa de llevar un buen control desde el inicio en la siguiente obra, y nuevamente en esta obra sucede la misma catástrofe que en la anterior. Y nunca se llega a controlar el costo de la obra en forma correcta.

Aparte de esta complejidad se tiene también el inconveniente de no poder controlar las cantidades de los recursos, y si se logra haría falta tener doble columna para controlar en una lo gastado y en la otra lo consumido.

Frente a estos problemas, ConstrucSoft plantea una metodología para el control económico de la obra que difiere completamente de los sistemas tradicionales. Esta metodología no funciona de acuerdo a las entradas y salidas de los materiales del almacén de obra, ni tampoco lleva el control de cheques, bancos, cuentas por pagar y etc. Simplemente lleva el control de lo gastado día a día en la obra, de forma tal, que en todo momento se pueda conocer el flujo de caja y el saldo disponible a la fecha.

Para este fin, se controlará la obra en función a centros de costos, los que deberán ser conformados de acuerdo a las particularidades de la obra, en unas se deseará controlar un tipo de material, en otras se tendrán más sub-contratos, habrán aquellas en las que la obra la ejecutarán empresas asociadas, como también obras de pequeña o gran envergadura. Esto permitirá comparar constantemente el presupuesto inicial, como la cantidad de recursos previstos, frente a lo gastado y consumido efectivamente en obra.

Centros de Costos



El primer paso es organizar los centros de costos de acuerdo al presupuesto de obra, en base a la forma como se va a construir la obra y al criterio del contratista, permitiéndonos obtener el estado actual de lo gastado versus el presupuesto inicial.

Independientemente de controlar el flujo de caja, este sistema le permite controlar y comparar constantemente la cantidad gastada de materiales, frente a los materiales presupuestados, como también el control de sus horas-hombre.
Para ello se tendrán que establecer los centros de costos en función al consolidado total de recursos, y al desagregado de los gastos generales y considerar adicionalmente los posibles sub- contratos que tendrá la obra.
Aquí no se consideran los recursos que se van a manejar desde la oficina principal como: movilizaciones, facilidades temporales, costos de alquiler de equipos.

Rendiciones



Una vez conformados los centros de costos, se podrán generar las rendiciones de obra, las cuales pueden ser semanales, quincenales, mensuales o como se desee.

Este sistema se puede emplear desde la oficina principal para controlar toda la obra, donde los ingresos son los montos valorizados al cliente y los egresos los gastos destinados para la obra.
Otra forma de emplear este sistema es efectuar el control de caja o rendición de gastos desde la obra, donde los ingresos son las partidas de dinero enviadas desde la oficina principal, y los egresos son los gastos efectuados exclusivamente en la obra.
El control económico de la obra, se basa en las rendiciones que son los registros de todos los ingresos y egresos de la obra, de forma tal, que el reporte generado por esta rendición es la hoja que va delante de todas las facturas, boletas, recibos, etc.
Este sistema permite saber en todo momento el saldo de la rendición anterior y el saldo actual en caja, permitiendo obtener un reporte de la rendición en el momento preciso a fin de solicitar y justificar un nuevo ingreso en caja.

Egresos



Los gastos ó egresos se alimentan de acuerdo a un proceso sencillo, pudiendo ser facturas, boletas, recibos o documentos sin número (s/n).

Para ello se cuenta con un calendario que visualiza la fecha y el día, de forma tal que nunca se tendrá que digitar fechas, sino simplemente elegir con el mouse la fecha deseada.
Además de controlar el flujo de caja, el sistema controla y compara constantemente la cantidad gastada de los materiales, frente a los materiales presupuestados.
Aquí es posible disgregar una sola factura en varios centros de costos, lo cual permite la discriminación instantánea del gasto, y se verifica que el total coincida con el total de la factura.
En este caso una sola factura tiene 3 centros de costos: fierro, agregados y cemento, por lo que se coloca el monto correspondiente incluido el IGV por cada centro de costo.

Clientes y Proveedores



El sistema también lleva un control de clientes o proveedores con RUC y razón social, de forma tal que se puedan exportar archivos para ser empleados en la contabilidad. Asimismo obtiene el IGV tanto de los ingresos como el de los egresos, pudiendo ser estos mensuales o para el tiempo total de ejecución de la obra.